Vrijwilligersbeschrijvingen Bestuur

Secretaris Bestuur

De secretaris is de eerste contactpersoon voor iedereen buiten de vereniging. Daarnaast behoort ook een aantal administratieve taken tot de functie. Zo heeft de secretaris – bij afwezigheid van de notulist – de taak om de notulen te maken van de bestuursvergadering. Ook het schrijven en mailen van brieven en uitnodigingen is onderdeel van de functie. Hij/zij is daarnaast de contactpersoon voor ingekomen e-mailberichten of briefpost voor het bestuur en verzorgt de uitgaande e-mailberichten en post.

Takenlijst

  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor externe partijen;
  • Contact onderhouden met externe partijen;
  • Beheren van de mailbox secretaris.bestuur@deltasteur.nl:
  • Het beantwoorden van vragen en mails aangaande het bestuur;
  • In januari/februari het jaarverslag van het  bestuur opstellen;
  • Het documenteren en archiveren van stukken en andere belangrijke documenten, aangaande het bestuur.(dit zoveel mogelijk digitaal);
  • Notuleren van de vergaderingen, bij afwezigheid van de notulist;
  • Het bijwonen van bestuursvergaderingen.

 

Notulist bestuur

Van de notulist wordt verwacht dat hij/zij een ordelijke en relevante samenvatting maakt van de bijgewoonde bestuursvergadering. Tijdens de vergadering is het van belang om goed te luisteren en te noteren wat voor alle bestuursleden van belang is om te weten. Na de vergadering formuleert de notulist dit kort en bondig, zodat iedereen op de hoogte is van wat er is afgesproken. De notulist dient overzichtelijk te werk te gaan; waarbij duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen de verschillende onderdelen van de vergadering. 

Takenlijst
● Notuleren tijdens bestuursvergaderingen;
● Actie- en besluitenlijst bijhouden en verspreiden van vergaderingen;
● De notulen mailen naar de bestuursleden;
● Het bijwonen van bestuursvergaderingen.

 

Overige functies

Vertrouwenspersoon:

Deltasteur hecht veel waarde aan de sociale veiligheid van haar leden. Daarom zijn wij bezig om voor alle trainers en coördinatoren een Verklaring Omtrent Gedrag in bezit te krijgen (VOG). Binnen een sociaal veilige organisatie is een belangrijke taak weg gelegd voor een vertrouwenspersoon. Deze hebben wij binnen onze vereniging nog niet eerder gehad, dit is de reden dat wij hier nu naar op zoek zijn. Wij willen benadrukken dat de functie nieuw is binnen onze vereniging, wat dus mogelijkheden laat, om in samenspraak met het bestuur, tot een andere functieomschrijving te komen. Hieronder een uitgebreide functieomschrijving, laat U zich hier vooral niet door afschrikken

Houding

De vertrouwenspersoon is een sociaal, toegankelijk oprecht en gezaghebbend persoon die het vertrouwen geniet van de bij de organisatie betrokken personen (bestuur, leiding, leden en hun ouders); is thuis in de cultuur van de vrijwilligersorganisatie en is bereid zichzelf verder te ontwikkelen als deskundige op het gebied van ongewenst gedrag binnen de organisatie.

Kennis en vaardigheden

  • De vertrouwenspersoon heeft inzicht in de aard en omvang van problematiek zoals pesten, intimiderend gedrag, machtsmisbruik en seksueel ongewenst gedrag.
  • De vertrouwenspersoon is zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief vaardig.
  • De vertrouwenspersoon heeft inzicht in eigen handelen, is reflectief.

Kwaliteiten

De vertrouwenspersoon:

  • heeft indien mogelijk levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid;
  • kan reflecteren op het eigen gedrag en op dat van de ander;
  • kan omgaan met vertrouwelijke informatie en met weerstanden;
  • is in staat om zich onafhankelijk op te stellen;
  • de vertrouwenspersoon heeft globale kennis van mogelijke rechtspositionele en justitiële gevolgen van het indienen van een klacht, of is bereid dit te leren
  • de vertrouwenspersoon heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die spelen bij seksueel grensoverschrijdend gedrag, of is bereid dit zich eigen te maken;
  • de vertrouwenspersoon heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur.
  • kan periodiek een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen.
  • wordt vermeldt met naam, foto en telefoonnummer op onze website

Wij zijn op zoek naar zowel een man als vrouw voor deze functie. Dit biedt tevens ruimte voor onderling overleg.

Taken

De vertrouwenspersoon:

  • kan een (pro)actieve rol vervullen bij het veranderen van de organisatiecultuur met als doel de preventie van ongewenste omgangsvormen. Voorbeelden hiervan zijn: zelf op mensen afstappen die ongewenst gedrag vertoonden of het onderwerp met leidinggevenden/bestuursleden aankaarten en hen stimuleren erop te letten.
  • is mede verantwoordelijk voor een veilig werkklimaat
  • functioneert als eerste aanspreekpunt bij meldingen van pesten, intimiderend gedrag, machtsmisbruik en seksueel ongewenst gedrag en zorgt voor de eerste opvang en begeleiding van degene die met het ongewenste gedrag is geconfronteerd.
  • zoekt samen met de melder naar oplossingen, geeft ondersteuning en advies en gaat na of een oplossing in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoort.
  • geeft informatie over de mogelijk te volgen procedures, naast interne klachtenprocedure ook strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure en de consequenties daarvan.
  • stelt op verzoek van de melder een klacht op schrift of ondersteunt de melder daarbij en stuurt deze naar de secretaris van de tuchtcommissie.
  • Indien nodig verwijst de vertrouwenspersoon de melder naar (in)formele daarvoor in aanmerking komende (hulpverlenings)instanties en ondersteunt melder bij het inschakelen van deze instanties, hieronder vallen ook politie en officier van justitie.
  • doet, in overleg met de melder en bevoegd gezag (over het algemeen is dit het bestuur van een vrijwilligersorganisatie), aangifte bij zedenpolitie of officier van justitie in geval van ontucht, aanranding en/of verkrachting.
  • neemt maatregelen om op korte termijn de leefsituatie van melder te verbeteren, gericht op het stoppen van het (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. Indien naar de mening van de vertrouwenspersoon de inhoud van de klacht daartoe aanleiding geeft meldt de vertrouwenspersoon de klacht aan het bevoegd gezag.
  • geeft emotionele en psychische ondersteuning aan de melder bij het formeel aanhangig maken van de klacht, bij de tuchtcommissie en/of staat de melder bij en vertegenwoordigt deze tijdens een tuchtrechtprocedure.
  • is verantwoordelijk voor nazorg ten aanzien van de melder, opdat voorkomen wordt dat de melder aangesproken wordt op het feit dat hij/zij seksueel misbruik aanhangig heeft gemaakt.
  • houdt een anonieme registratie bij (o.a. aantallen; aard van de klachten; afwikkeling) op grond waarvan gegevens kunnen worden verstrekt ten behoeve van het jaarverslag.
  • draagt mogelijke oplossingen aan waarmee het beleid gericht tegen seksueel misbruik kan worden opgesteld c.q. bijgesteld.
  • draagt bij aan de evaluatie van het takenpakket, werkwijze van de tuchtcommissie en van de tuchtrechtprocedure.
  • houdt zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en bestrijding van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag en is bereid om eventueel cursussen te volgen.

Anonimiteit en vertrouwelijkheid

Anonimiteit en vertrouwelijkheid zijn centrale begrippen bij de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon heeft een vertrouwelijke functie en er wordt van hem verwacht dat deze vertrouwelijkheid garandeert. Daarnaast bestaat er een wettelijke meldingsplicht voor het op de hoogte zijn van strafbare feiten en kan anonimiteit niet wettelijk gegarandeerd worden. De vertrouwelijkheid ten opzichte van de melder kan soms strijdig zijn met andere taken, zoals de signalerings- en adviesfunctie. In de praktijk blijkt dit soms onwerkbaar. Bij integriteitaantastingen zijn de belangen van de organisatie ook in het geding en kan het soms niet anders dan een melding ook bij het bevoegd gezag onder de aandacht te brengen. Organisaties moeten vertrouwelijkheid dus in beginsel altijd proberen te waarborgen.

 

Ledenadministratie:

Acties geïnitieerd vanuit de leden                                                                                      

  • invoeren nieuwe leden aanmeldingen
  • afvoeren van opgezegde leden
  • wijzingen doorvoeren van bestaande leden

 Acties geïnitieerd vanuit het bestuur

  • verzorgen van de incasso van de contributie
  • controle op de betaling van contributie van zowel de geïncasseerde bedragen (storno’s) als op de contributie van personen welke (nog) geen machtiging tot automatische incasso gegeven hebben.
  • controle op niet aangemelde leden (in samenwerking met de trainers)

Acties geïnitieerd vanuit de zwemcommissie

  • verzorgen van aanvraag startvergunning op eigen initiatief / initiatief leden / initiatief zwemcommissie   verzorgen van wijzigingen in de groepsindeling etc. van waaruit trainers / zwemcommissie hun informatie kunnen krijgen

Acties geïnitieerd vanuit de waterpolocommissie

  • verzorgen van aanvraag polokaart en/of startvergunning op eigen initiatief / initiatief leden / initiatief waterpolocommissie
  • verzorgen van wijzigingen in de groepsindeling etc. van waaruit trainers / waterpolocommissie hun informatie kunnen krijgen. (wordt gedaan door secretaris waterpolo)

  Naast deze aktiviteiten ontvangen ook diverse andere personen / commissie’s informatie vanuit de ledenadministratie.

Penningmeester:

  •  aantal leden i.v.m. begroting, controle op inkomsten  (op afroep))

Secretaris:

  • kopie ledenlijst  voor eventuele mailing’s / andere aktiviteiten  (op afroep)
  • overzicht voor de jaarverslaggeving

 Zwemcommissie:

  • overzicht van groepsindelingen op aanvraag
  • overzicht van leeftijdsopbouw op aanvraag
  • overzicht van …………………..  op aanvraag

 Waterpolocommissie:

  •  overzicht van groepsindelingen op aanvraag
  • overzicht van leeftijdsopbouw op aanvraag
  • overzicht van …………………..  op aanvraag

Aktiviteitencommissie:

  • overzichten van leden per leeftijdscategorie / zwembadindeling / groepsindeling om op een juiste wijze aktiviteiten te ontplooien
  • overzichten voor het verzorgen van uitnodigingen in bovengenoemde klasse’s

KNZB:

  • 1x per jaar een overzicht van alle leden, gespecificeerd in een aantal specifieke lijsten, zodat een 4-kantstelling te maken is van alle leden, oud-leden en nieuwe leden.

–        1x per jaar controle van de Startvergunninglijst, welke verstrekt wordt door de KNZB.

Gemeente Kampen:

  • 1x per jaar een overzicht van alle leden, gespecificeerd in een aantal specifieke lijsten, voor de subsidie
  • Correspondentie inzake meedoenbonnen

Groot burgelijke weeshuis:

  • 1x per jaar een overzicht van alle leden, gespecificeerd in een aantal specifieke lijsten, voor de subsidie

Sportfonds Overijssel:

  • Correspondentie en facturering vergoedingen
  • Peppers unlimited IJsselmuiden
  • The ReadShop
  • Lyempf
  • Het Ponton Kampen
  • Plus Anne-Jan van Dijk
  • Slagerij Norg